Koniec z ręcznym wpisywaniem stanów liczników dzierżawionych maszyn? Nigdy więcej całodziennego dzwonienia do klientów z prośbą o ich podanie? To nie sen :) To efekt współpracy Menadżera Serwisu Ksero z V-Maintenance.

Głównym zadaniem współpracy dwóch programów jest zautomatyzowanie procesów rozliczania umów CPC oraz serwisowych drukarek i kopiarek. Ma to zaoszczędzić wiele godzin pracy, które są niezbędne do wprowadzenia nowych stanów liczników. Jak to działa?

V-Maintenance składa się z dwóch programów:

• Menadżer – główny moduł programu, który służy do przeglądania monitorowanych urządzeń oraz generowania wtyczki,
• wtyczka – program instalowany na jednym z komputerów klienta; łączy się on z drukarkami i kopiarkami podłączonymi do sieci, odczytuje liczniki i przesyła do bazy danych.

Aby skorzystać z tej możliwości, przede wszystkim musisz uzyskać zgodę klienta, na instalację oprogramowania na jednym z jego komputerów. Duże firmy, które posiadają własne działy IT lub zewnętrzne osoby je wspierające, zapewne będą pomocne w tym zakresie. Będą również oczekiwały informacji o bezpieczeństwie działania takiego oprogramowania. Bez problemu otrzymasz je od producenta wtyczki V-Maintenance

Zebrane informacje można przeglądać w Menadżerze VM, ale również wykorzystać w Menadżerze Serwisu Ksero. Jak to zrobić? Wystarczy ustawić połączenie z bazą danych VM. Następnie na wskazanej umowie kliknąć ikonę Importuj liczniki z V-Maintenance. Otworzy się okno, w którym możesz odczytać liczniki, oraz zapisać je do nowych rozliczeń CPC za wybrany okres. Identyfikacja urządzenia odbywa się po numerze seryjnym, zatem ważne jest, aby urządzenie w obu bazach danych posiadały identycznie wprowadzony ów numer. Należy zwrócić uwagę, iż do VM nie wprowadza się s/n ręcznie, lecz jest on odczytywany automatycznie z urządzenia. Dlatego tak ważne jest, aby w bazie MSK numer seryjny zgadzał się z tym, który znajduje się w VM.

Z jaką data odczytać licznik?

Okno odczytywania liczników umożliwia wybranie okresu, za który rozliczana jest umowa. Większość umów rozliczana jest od 1-go do ostatniego dnia miesiąc. Wówczas zaznaczamy taki okres. Dla ułatwienia, okres rozliczenia ustalany jest automatycznie na podstawie danych z umowy. Jeżeli w umowie ustalono, że jest rozliczana każdego 20-go dnia miesiąca, to niezależnie od dnia w którym dokonujemy rozliczenia, ustalany jest okres pobierania liczników od 21-go poprzedniego miesiąca do 20-go bieżącego miesiąca. Ustalenie przedziału czasowego pozwala na uzyskanie maksymalnego stanu licznika do dnia rozliczenia umowy. Jest to ważne, gdyż VM może przesyłać liczniki codziennie, a urządzenie należy rozliczyć do konkretnego dnia.

Po kliknięciu Odczytaj, program pobierze i wyświetli dane o licznikach. Jeżeli dla danego urządzenia nie będzie informacji o stanie licznika, wyświetlone zostanie brak danych. Po kliknięciu Odczytaj i dodaj CPC, program odczyta stany liczników i utworzy nowe rozliczenie miesięczne. Będzie ono dotyczyło ustalonego okresu. Również automatycznie zostaną pobrane informacje o kosztach dla urządzeń, jeżeli w wybranym miesiącu istnieją zlecenia rodzaju Umowa CPC. Po pobraniu danych umowa jest gotowa do wystawienia faktury. Można to zrobić przez kliknięcie prawego przycisku myszy na umowie i wybraniu Wystaw fakturę. Można również wydrukować Zestawienie CPC z miesiąca dla wybranej umowy, które również dostępne jest pod prawym przyciskiem myszy.

Zainstaluj i przetestuj V-Maintenance

Jak zainstalować i korzystać z V-Maintenance dowiesz się na https://www.v-maintenance.com/ .

VM możesz przetestować całkiem za darmo, gdyż pierwszych 50 urządzeń możesz monitorować bezpłatnie. A jest to narzędzie o większych możliwościach niż tylko odczyt liczników. Pozwala np. na monitorowanie stanów tonera, co dla obsługi dzierżawionych urządzeń jest bardzo przydatną funkcją. Umożliwia także ustawianie przypomnień o konserwacji dowolnego urządzenia wg daty i licznika.

Zobacz w krótkim filmie jak szybko można rozliczyć kontrakt na dziesięć urządzeń, łącznie z wystawieniem faktury.